一、规范呈送

严格按照上级报送文件要求，文件的起草要全面、客观、完整地体现领导意图，合理使用文种，符合格式要求，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，语言简洁，通俗易懂。文件在送领导审批或签发之前，必须反复校对确保无误。打印、发放文件必须经相关领导审核后方可印发。凡正式行文应加盖单位公章。使用印章必须报经校长批准同意，对需加盖印章的文书内容必须认真审阅，严禁擅自用印，盖印要严肃认真，盖出的印章要端正、清晰、直观便于识别，不能盖歪和颠倒，不能压正文。印章不能盖在空白纸上。对有像片的证书、证件用印，不宜将印章盖人脸部，文件用印应压年盖月。

二、及时提醒

要严格按照公文办理时限要求及时对公文进行处理。办公室向各处室下发文件时，会向各处室主任明确文件回复时间和要求，及时督促，确保按时按质按要求完成。

三、认真记录

收文的具体工作环节有收文登记、拟办、批办、承办、归档等。

1.收文登记：收文登记的范围，上级机关的政策性、指导性、交办性、参阅性公文，参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等。

2.批办：是指由办公室对公文办理向主要领导提出处理意见。再由主要领导转批到主管领导。

3.拟办：由主管领导交代给各处室主要负责人对上级来文的拟办，对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头科室，以免科室之间互相争办或者相互推诿。

拟办意见应工整地书写在《文件批办卡》的主管领导意见栏内，并签注拟办人的姓名和时间。

4.承办：经领导批办后的公文，应交有关处室具体负责办理，以将批办意见落到实处。在公文办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在《文件批办卡》的相应栏目内，填写承办的经过与结果，并应填写归还日期，以备日后查询。

5.归档：凡发送本单位的文件，由办公室统一接收整理，处理完毕后交档案室按立卷归档要求及时分类归档。

文件负责人：常 青